Zeiterfassung mit Citrix Podio

Mit den ab dem PLUS-Paket enthaltenen Workflows oder der im Premium-Plan enthaltenen Citrix Podio Workflow Automation läßt sich das Anlegen von Zeiterfassungsbögen und das Time Tracking innerhalb von Podio erledigen. Die Time-Tracking-Daten werden in Podio erzeugt und stehen so unmittelbar für Workflows, Auswertungen, PDF-Erstellung etc. zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ist nicht nur zu Abrechnungszwecken von Bedeutung, sondern auch eine zentrale Datengrundlage für das Controlling.

Im Screenshot sind Softwareentwicklungs-Stunden mit den Kontexten des Issues, auf das getrackt wurde und der Aktivitätskategorie abgebildet. Würde man Hausmeistereinsätze in einer Hausverwaltung tracken, wäre als weiterer Kontext z.B. die Mieteinheit von Interesse. Arbeitszeiterfassung zwecks Compliance mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Berechnung von Überstunden setzt Zuordnung zu Zeitperioden wie Tag, Woche, Monat voraus. All dies ist machbar!

Zeit im Kontext erfassen – direkt am Podio-Eintrag

Warum nicht einfach parallel zur Arbeit mit Podio einen der zahllosen Time Tracker für das Smartphone oder den Desktop laufen lassen? Weil doppelte Datenhaltung unnötig Arbeit macht und fehleranfällig ist. Man will nicht jeden Podio-Eintrag, zu dem man Zeit aufzeichnen will, zusätzlich in der Time-Tracking-Software anlegen — oder, wenn wir uns diese Arbeit nicht machen wollen, nur ingesamt eine Uhr laufen lassen und erfaßte Zeit unseren Einträgen auf Podio nicht präzise zuordnen können.

Wenn man in Podio arbeitet, erfaßt man die Zeit auch direkt in Podio. Die detailliertest-möglichen Stelle dafür ist der Podio-Arbeits-Eintrag, also je nach Architektur das Ticket oder Issue, der Kontakt, mit dem ich spreche uvm. Alle relevanten Daten sollen bei der Arbeit autmatisch mit entstehen! Auf dieser Datengrundlage sollte die Auswertung und Berechnungen direkt in Podio möglich sein. Automatisierungen sollten durch Ergebnisse aus der Zeiterfassung triggerbar sein, Abrechnung direkt aus Podio heraus und Vieles mehr.

Podio-Zeiterfassungs-Extensions und Integration anderer Time Tracker

Verfügbare Extensions von Drittanbietern wie teamdeck, Time Doctor, TMetric, TimeCamp u.s. bieten meist, wie oben gefordert, eine Erfassung direkt am Podio-Eintrag. Das ist besser als eine doppelte Datenhaltung per Hand oder Ex- und Import — aber immer noch doppelte Datenhaltung. Die Extension kostet, erfordert (wenn auch geringe) Einarbeitung und kann auch mal ausfallen oder schlimmstenfalls eingestellt werden.

Die gängigen Time Tracker wie Everhour, Harvest, Toggl etc. haben alle eine API und können über Integrations-Tools wie Zapier oder einem Skript ebenfalls in Podio eingebunden werden. Doch all das kostet Geld in Form von Gebühren und Entwicklung, und es hat Grenzen: ein Teil der Daten sind nur im Time Tracker verfügbar, und das heißt: nicht in Podio. Was trotzdem für eine Schnittstellenintegration eines dedizierten Timetrackers sprechen kann, ist die gleichzeitige Nutzung der Zeiterfassung für Prozesse außerhalb von Podio, d.h. andere SaaS-Software etwa zur Rechnungserstellung.

Zeiterfassung mit Podio-Bordmitteln

Mit Podio-PLUS- oder PREMIUM-Plan kann Zeit erfaßt werden, ohne dafür Podio verlassen zu müssen. Eine separate Lösung dafür, Daten aus der Zeiterfassung in Podio weiterzuverarbeiten, ist deshalb überflüssig.

Manuelle Zeiterfassungsbögen

„Zeit erfassen” heißt nicht zwingend “Zeit loggen/tracken/aufzeichnen”, also mit Beginn einer Tätigkeit einen Timer starten und diesen am Ende stoppen, so daß die Zeit dazwischen automatisch als Arbeitszeit erfaßt wird. Mehr dazu weiter unten. Aber viele Unternehmen halten es für ausreichend oder sogar vorteilhaft, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit händisch und nach eigenem Ermessen nachhalten. Das klappt nur, wenn dies zeitnah erledigt wird, also sofort oder wenigstens täglich, und wenn Plausibilitätsüberlegungen einfließen wie die Berücksichtigung von Pausen- und Verwaltungszeiten sowie das Blocken von Überlauf der gesamten Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz.

Benötigt wird:

• eine App für Zeiterfassungsbögen/Time Sheets, in der der Mitarbeiter (mit Podio-Kontakt-Feld, dann kann man eine gefilterte Ansicht für nur die eigenen Time Sheets anlegen), das Datum und die Dauer eingetragen werden können, eventuell eine Notiz. Auf jeden Fall sollte es ein Verbindungs-Feld zu den Einträgen der “Action App” geben, an die die Zeit aufgezeichnet werden soll. Sinnvoll ist auch ein Verbindungsfeld zu Kostenstellen/Abteilungen/Aktivitäten, denen man geleistete Arbeit zuordnen möchte, sei es aus Controlling- oder aus Abrechnungsgründen. Zudem noch eine App mit den Mitarbeitern (zu unterscheiden vom Podio-Kontakt oben), in der die Stunden pro Mitarbeiter gesammelt und analysiert werden können (was am Kontakt nicht geht).
• Felder am Referenz-Eintrag, von dem aus das Time Sheet erstellt werden soll, für die Dauer (Zeiteintrag), Kostenstelle/Aktivität (Verbindung) und ggf. Notiz. Und ein Podio-Kategoriefeld, mit dem man dann die Erstellung des Time Sheets “triggert”, d.h. anstößt.
• einen Workflow, der nach Klick auf den “jetzt Zeit erfassen!”-Button ein Time Sheet erstellt und dabei a) die Inhalte der ausgefüllten Felder übernimmt, b) als Referenz das aktuelle Item, c) als Mitarbeiter den Button-Bediener einträgt, d) die restlichen Felder im Time Sheet automatisch ausfüllt, indem er die entsprechenden Informationen vom Referenzeintrag zieht.

Wer keine zusätzlichen Felder im sowieso schon vollen Eintrag will, läßt sich das von uns stattdessen als PopUp über die API programmieren, das mit einem kleinen Button im Menü aufgerufen wird.

Zeit nach “Mitarbeitergefühl” nachhalten funktioniert besser, wenn sich der Mitarbeiter zuvor bereits der Erfahrung ausgesetzt hat, seine Zeiten über einen gewissen Zeitraum wirklich „mitzustoppen“, das bringt oft einen überraschenden Erkenntnisgewinn. 

Ein Timer mit Start- und Stopp-Taste

Es gibt durchaus gewichtige Argumente dafür, grundsätzlich zur Aufwandserfassung eine Uhr zu starten und zu stoppen, statt die Zeiterfassung dem Wunschdenken und anderen Irrationalitäten zu unterwerfen. Also dann: wie kann das mit nichts als Podio gelingen?

Um “nativ” mit Podio Zeit zu loggen, braucht es am Eintrag, von dem aus der Timer gestartet werden soll, nicht wie oben ein Feld für die Dauer. Stattdessen und statt eines Buttons zur Erzeugung eines fertigen Zeiterfassungsbogens wird ein Button zum Starten und einer zum Stoppen der Zeiterfassung benötigt (es könnte auch ein Start/Stopp-Button sein, und der könnte natürlich auch per Skript als Button oben in die Menüzeile gesetzt werden). Der Startknopf tut fast dasselbe wie beim Zeit nachhalten, bloß daß am durch den Workflow erstellten Bogen zunächst nicht die Dauer, sondern nur der Zeitpunkt des Starts eingetragen wird. Klickt man den Stopp-Button, wird auch der Endzeitpunkt eingetragen, so daß die Dauer berechnet werden kann und damit die Operation abgeschlossen ist.

Wenn ein Time Sheet eine Startzeit hat, aber keine Endzeit, läuft das Logging. Das darf nur bei einem Bogen pro Benutzer der Fall sein! Am Zeiterfassungsbogen muß also mit dem Start ein Wert auf “der Timer läuft gerade” o.ä. gesetzt werden, den der Stop-Button wieder herausnimmt. Läuft ein Timer, darf kein anderer gestartet werden; stattdessen erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, welcher Timer gerade läuft. In der Time Sheets-App kann ein vergessener Timer später korrigiert werden.

Zeiterfassungsbögen auswerten

Die Bögen sind in der Time-Sheets-App aufgelistet und können nach Mitarbeiter, Zeitraum (Tag, Woche, Monat), nach Projekt, nach referenziertem Ticket, Sprint, Kostenstelle o.ä. gefiltert und in Ansichten gespeichert werden. Mit Reports können an Ort und Stelle Summen bezogen auf referenzierte Einträge gebildet werden. Mit PREMIUM-Plan lassen sich auch einfache Diagramme erstellen. Man kann erfaßte Aufwände vorher gemachten Schätzungen gegenüberstellen, Abweichungen und zukünftige Richtwerte berechnen.

An verbundenen Apps wie Aktivitäten/Kostenstellen/Abteilungen, Mitarbeiter und Projekt können Zeiten aufsummiert werden — auch z. B. an der Mitarbeiter-App aufgeschlüsselt nach Aktivitäten, aber wie das geht, Thema „Fortgeschrittene Kontierung und Kreuztabellen in Podio“, wäre wieder eins für einen anderen Blogpost …

Zeiterfassung in Workflows integrieren

Vor der Zeiterfassung liegt die Projektplanung, d.h. das Erstellen und Zuweisen der Einträge, an die dann die Zeit getrackt wird. Nach getaner und erfaßter Arbeit könnte es etwa so weitergehen:

• Budgeteinhaltung — wie verhält sich der Projektfortschritt zum Kostenstand und zum am Projekt hinterlegten Budget? Bei Überschreitung von Schwellenwerten kann eine Warn-Meldung ausgelöst werden.
• Freigabeprozeß — kann man dem Kunden die Stunden so in Rechnung stellen? Darf der beauftragte Freelancer die Stunden so abrechnen bzw. man ihm das gutschreiben?
• Rechnungsstellung — ist die Abrechnungsperiode vorbei, bekommt der Freelancer sein Geld; ist der Release draußen, stellt man ihn beim Kunden in Rechnung. Der Status der Zeiterfassungsbögen ändert sich entsprechend, die Summe der noch nicht abgerechneten Stunden ebenfalls.

Wie immer bei Podio: findet sich in einem beliebten Time Tracker ein Feature, das man gern hätte, baut man es einfach in Podio nach — Podio ist vor allem eins: anpassbar.