Facility-Management mit Low Code (1): den Bestand abbilden

Digitalisierung ist das Gebot der Stunde, auch im Anlagen- und Gebäudemanagement sowie in der Fuhrparkverwaltung. Einsatzplanung für Techniker und Hausmeister, fristgerechte Wartung, Erfassung der geleisteten Arbeiten und übersichtliche Aufbereitung aller Daten, und das in Echtzeit und auch mobil, so lauten die Anforderungen. 

Statt sich auf die Suche nach einer standardisierten Facility-Management-Branchensoftware zu machen, kann man sich mit Datenbank-Generatoren wie Citrix Podio oder Ninox eine App für die Liegenschaftsverwaltung auf den Leib schneidern. Statt dass man sich einer gegebenen Software anpassen muss, bekommt man eine digitale Lösung, die sich den eigenen Prozessen anpasst – also einerseits „lean“ ist, d.h. keine Features hat, die man nicht braucht, und andererseits die benötigten Fähigkeiten hat und sich an sich ändernde Anforderungen leicht anpassen läßt. Dabei ist auch ohne Programmierkenntnisse schon einiges erreichbar, denn Podio und Ninox sind No-Code- und Low-Code-Apps.

Herausforderungen im Bereich Gebäudemanagement

Professionelles Facility-Management umfasst heute weit mehr als die reine Hausmeistertätigkeit. Facility-Manager sorgen dafür, dass Gebäude optimal bewirtschaftet, Außenanlagen kontrolliert, Gewerke und Dienstleister betreut, Begehungen durchgeführt, Sicherheitsstandards im Brandschutz und Arbeitsschutz eingehalten werden u.v.m.. Dasselbe gilt für die Betreuung von Anlagen, Maschinen, Fahrzeugen.

Reibungslose Abläufe, Effizienz und Zuverlässigkeit verlangen maximalen Überblick. Prozesse nicht mehrfach auszuführen, nichts zu vergessen und alles lückenlos im Blick zu behalten, ist der Kernprozess des Facility-Management. Dazu tragen individuelle Checklisten wesentlich bei, die für jedes zu betreuende Objekt angelegt werden können. Dazu aber braucht man zunächst einmal eine differenzierte Ordnung der Gegenstände, also eine Systematik der Stammdaten.

Die Herausforderungen meistern mit einer individuellen Datenbank

Die Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen oder sonstigen Objekten ist etwas, wofür datenzentrierte Low-Code-Tools wie Ninox und Podio wegen ihrer Konfigurierbarkeit besonders gut eignen. Ein an die jeweiligen Gegebenheiten und Ihre Bedürfnisse individuell angepasstes hierarchisches Datenmodell, z.B. Standort > Gebäude > Wohneinheit > Raum oder Standort > Halle > Sektor > Maschine erleichtert nicht nur die Datenpflege. Eine systematische und den Gepflogenheiten vor Ort entsprechende Bezeichnung von Objekten macht es absolut eindeutig und leicht zu verstehen, wo eine Aufgabe zu erledigen ist.

Genauso wichtig: damit ist auch die Grundlage geschaffen, den Erledigungs-Status von Aufgaben, Erledigungs-Zeitpunkt, benötigte Zeitdauer, verbrauchtes Material, Zustand vor und nach der Maßnahme und viele andere Daten direkt am Objekt auf unterster Ebene (Raum, Maschine etc.) zu planen und nachzuhalten. Die Zusammenfassung für höhere Ebenen ist dann in Echtzeit möglich.

Zwei Beispiele

Liegenschaftsverwaltung

In dieser Ninox-Lösung für Gebäudeunterhaltung bzw. Hausmeisterservice sind ist jede Mieteinheiten einem Gebäude zugeordnet, jedes Gebäude einem Grundstück, jedes Grundstück einer Wirtschaftseinheit und jede Wirtschaftseinheit einem Mandanten. Diese vielstufige Hierarchie steht im Einklang mit  der Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch gif-IDA, und anders als viele marktgängige Immobilien-ERP-Systeme verfügen die Low-Code-DB-Generatoren über eine Schnittstelle (API), so daß einer einfachen, fehlerfreien und automatisierbaren Datenintegration mit anderen modernen Immobiliensoftware-Produkten nichts im Wege steht.

Die Mieteinheiten enthalten Stammdaten wie die Mietfläche und sind gegebenenfalls mit dem Mieter verknüpft. Die Aufgaben können dann einer Einheit zugeordnet werden. Mehr zur Aufgaben- bzw. Tickets-App im Folgebeitrag, Link siehe ganz unten.

Biogasanlage

Facility-Management ist nicht nur Gebäudeunterhaltung: jede technische Anlage der Vollgas Bioenergie GmbH & Co. KG steht auf einem der drei Standorte, auch die Fahrzeuge des Fuhrparks haben einen Standort. Neben der Verbindung mit einem Standort gibt es noch eine Unterteilung nach Kategorien, um die Datenverwaltung zu vereinfachen.

Nach diesen Beispielen steigen wir nun etwas tiefer in die Strukturierung der Stammdaten ein.

Hierarchisches Datenmodell

Eine etwas tiefere hierarchische Datenstruktur zur Hausverwaltung könnte so aussehen:

• gesamter Bestand
• Parkallee 10-12 (Standort 1)
• Parkallee 10 (Gebäude 1.1)
• EG (Wohneinheit 1.1.1)
• Wohnzimmer (Raum 1.1.1.1)
• Küche (Raum 1.1.1.2)
• …
• 1. OG (Wohneinheit 1.1.2)
• …
• Bahnhofstr. 1 (Standort 2)
• Vorderhaus (Gebäude 2.1)
• EG rechts (Wohneinheit 2.1.1)
• …
• EG links (Wohneinheit 2.1.2)
• Hinterhaus (Gebäude 2.2)
• …

Eine solche Systematik bezeichnet man als Baumstruktur (es gibt nur einen Stamm, jeder dicke Ast kommt aus dem Stamm, jeder dünne Ast aus einem dicken etc.). Vielleicht ist eine Systematik nach einzelnen Räumen völlig übertrieben — dann baut man eben wie in Beispiel I oben eine mit der Einheit als unterster Ebene, je nach Bedürfnislage. Aber um bei dem Baum zu bleiben: Ein Haus kann nicht zugleich an zwei Adressen stehen, und ein Raum kann nicht zugleich in zwei Wohneinheiten liegen. In der Räume-App gibt es exakt ein Feld für die übergeordnete Wohnung, und man kann dort exakt eine Wohnung eintragen kann, nein: muss. Denn es gibt kein Wohnzimmer ohne Wohnung.

Diese Strenge hilft in vielerlei Hinsicht:

1. so kann man seine „Stammdaten“ besser strukturieren, in Ordnung halten und Objekte finden;
2. so gibt es für Mitarbeiter, die in einem Raum etwas tun sollen, kein Vertun darüber, in welcher Wohnung, in welchem Haus an welchem Standort sich dieser Raum befindet;
3. so kann der Raum Informationen von der Einheit, dem Haus oder dem Standort „erben“ und umgekehrt Informationen zur Aggregation für höhere Hierarchieebenen bereitstellen — mehr darüber gleich.

Zuvor aber noch einer obendrauf beim Thema Hierarchie: auch eine komplexe Klassifikation ist möglich und oft sinnvoll. Z.B. kann eine Wohnung nicht nur einem Standort zugeordnet sein, sondern zugleich auch einem Mieter wie in Beispiel I, einem Eigentümer, einem Energieversorger oder einem zuständigen Mitarbeiter. Mit diesem zusätzlichen „Reichtum“ des Datenmodells werden die Konzepte der Vererbung (vom Eltern-Eintrag auf den Kind-Eintrag usw.) und der Aggregation (von allen Kind-Einträgen zum Eltern-Eintrag usw.) erst so richtig attraktiv.

Viele Unternehmen verwalten ihre Daten noch in der Tabellenkalkulation statt in einer Datenbank. Speziell beim Thema dieses Abschnitts, nämlich der Abbildung eines hierarchischen Datenmodells, sind Excel & Co. viel schwächer als ein DB-Builder. Ausführlich dazu in diesem Artikel: Excel durch einen Datenbank-Generator mit Low-Code in der Cloud ersetzen.

In einer Datenbank lässt sich genau steuern, was vererbt wird und was aggregiert

Zum Beispiel:

• am Wohnungs-Eintrag steht an gut sichtbarer Stelle, wer der Mieter ist und/oder welcher Energieversorger oder Heizungsinstallateur für die Wohnung zuständig ist, inklusive Telefonnummer. Die Information, wer Installateur ist, wird vom Haus geerbt, man muss nicht erst aktiv zum Haus navigieren, um die Informationen zu erhalten. Die Telefonnummer erbt wiederum das Haus vom Installateurs-Eintrag in der Kontakte-App, die Telefonnummer wird dann vom Haus an die Wohneinheit durchgereicht.
• am Haus werden die m2 Wohnfläche und die Soll- und Ist-Monatsmieten aller Einheiten aufsummiert, und am Standort die m2- und Mietsummen der Häuser.
• am Mitarbeiter-Eintrag werden die Stunden und die Anzahl der erledigten Tickets aggregiert. Und die Anzahl der Tickets, bei denen es hinterher etwas zu monieren gab.

Wie wir sehen, hilft die Vererbung nicht nur bei der praktischen Anzeige von Eltern-Informationen an Kind-Einträgen, sondern auch bei der Datenpflege: doppelte Datenhaltung wird dadurch vermieden, dass es für jede Information (Telefonnummer etwa) nur exakt einen Ort gibt, an dem sie eingegeben und gepflegt wird, überall sonst taucht sie automatisch auf.

Wie wir weiterhin sehen, hilft die Aggregation der Daten von Kind-Objekten in den Objekten einer oder mehr Hierarchiestufen weiter oben, Kennzahlen automatisch und in Echtzeit zu berechnen. Aggregation ist Controlling.

Weitere Beiträge von „Facility-Management mit Podio“

Im nächsten Beitrag dieser kleinen Low-Code-Gebäudemanagement-Serie, Facility-Management mit Podio (2): Einsätze planen, durchführen, dokumentieren, wird es darum gehen, die Stammdaten-Struktur als Datengerüst einer App zur Organisation von Tätigkeiten wie turnusgemäßen Wartungen und Reparaturaufträgen zu verwenden. Geklärter Einsatzort dank Datenmodell, geklärter Zeitpunkt, geklärte Zuständigkeit, einschließlich Abnahme auch bei Objektbegehungen zur Kontrolle von Gebäuden und Außenanlagen, Kontrolle von Dienstleistungen wie Gebäudereinigung und Umbauarbeiten, Kontrolle von Brandschutz, Prüfung von Arbeitsschutz. Aufgaben und Einsätze planen und einteilen, Auftragserledigung dokumentieren, Controlling durch Echtzeit-Informationen.