Aspekte der Digitalen Transformation

Bestimmt haben Sie bereits von der Notwendigkeit zur Digitalen Transformation oder der Digitalisierung gehört. Und sei es, weil in den Nachrichten wieder einmal davon berichtet wurde, wie sehr Deutschland bei dieser hinterherhängt.

Aber was steckt eigentlich hinter diesen Buzzwords? Was sind die Folgen und vor allem, was hat das für Auswirkungen auf meine Branche, mein Unternehmen?

All diese Aspekte möchten wir in diesem Artikel beleuchten. Den feststeht, das Thema Digitale Transformation ist heute aus keinem Geschäft mehr wegzudenken. Und das nicht nur, weil sich die Welt immer weiterentwickelt, sondern auch, weil die Bedürfnisse der Kunden diesen Wandel geradezu voraussetzen. Der Wandel ist also notwendig, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein.

Daraus ergibt sich jedoch eine große Herausforderung, insbesondere für KMU. Wie Sie in diesem Artikel feststellen werden, ist der Wandel tiefgreifend und sehr individuell. Allgemeingültige Lösungen gibt es nicht, da jedes Unternehmen ein eigenes Geschäftsmodell verfolgt und andere Kunden anspricht. Das ist auch ein Hauptgrund, warum sich viele Unternehmer damit schwertun.

Die zu berücksichtigenden Aspekte sind jedoch immer gleich.

Was bedeutet Digitale Transformation und worin unterscheidet sie sich zur Digitalisierung?

Auch wenn manchmal die Begriffe „Digitale Transformation“ und „Digitalisierung“ synonym verwendet werden, bedeutet dies mehr, als nur die bestehende Arbeitsweise digital nachzubilden.

Bei der Digitalen Transformation geht um eine Veränderung, welche durch digitale Technologien sowohl ausgelöst wie auch begleitet wird. Es geht um den Wandel, hin von einer Unternehmens-zentrierten Sicht- und Denkweise hin zu einer Fokussierung auf den Kunden, seiner Probleme und Bedürfnisse.

Die Digitalisierung ist in diesem transformativen Prozess enthalten und stellt quasi eine Art Fundament dar. Denn um die Kunden heute zu begeistern, werden integrierte digitale Prozesse benötigt, und die intelligente Auswertung und Nutzung von Daten.

Demzufolge ist die Umwandlung eines Unternehmens auch ein Prozess, der nicht nur an eine Abteilung delegiert werden kann, mit der Erwartung, dass im Anschluss das Unternehmen die Digitale Transformation gemeistert hat. Im Gegenteil: Die Transformation ist interdisziplinär zu betrachten und benötigt eine Strategie, welche alle Unternehmensbereiche und Ebenen einbindet.

Digitale Transformation gibt es schon lange

Für viele Unternehmen ist die Digitale Transformation eine Herausforderung, die erst in letzter Zeit an Dringlichkeit gewonnen hat. Dabei existiert sie bereits seit über 30 Jahren: Angefangen mit dem Computer und dem Internet, Mobiltelefonen, Smartphones und neuen Kommunikationswegen über Social Media und Smartphone Geräten, wie Smart Speakern. All die einzelnen Schritte haben zu einer fortwährenden Veränderung unserer in unserer Kommunikation und Gewohnheiten geführt, und diese Transformation dauert weiter an.

Entscheidend für die Zukunft des eigenen Unternehmens ist dabei die Fähigkeit, diese Veränderungen zu adaptieren und in der eigenen Firmenidentität zu integrieren. Es gibt verschiedene Beispiele aus der Vergangenheit, wo Unternehmen zwar innovativ waren, diese jedoch nicht in der entscheidenden Konsequenz vorangetrieben wurde. Eines von diesen Beispielen ist Kodak, noch heute stark verbunden mit der analogen Fotografie. Was viele nicht wissen: Kodak hat damals die digitale Fotografie erfunden. Jedoch haben sie nicht auf diese Technik gesetzt und forciert, um ihr bestehendes, damals sehr gut laufendes Geschäft mit der analogen Fotografie nicht gefährden wollten.

Das Ergebnis ist allen bekannt: Kodak ging insolvent und den Markt für die Fotografie übernahmen andere, insbesondere Nikon und Canon. Die Entwicklung hat jedoch auch nicht vor ihnen halt und die Smartphones haben diesen Markt weiter disruptiert.

Und so brauchen wir nur einige Zeit zurückdenken und werden feststellen, dass die Digitale Veränderung schon sehr lange unsere Wirtschaft und Gesellschaft prägt:

• Postkarte und Brief → E-Mail
  
• analoges Telefon → Mobiltelefon
  
• SMS → WhatsApp und andere Messenger
  

Die Notwendigkeit zur Veränderung

Durch die sich ständig verändernden Rahmenbedingungen erhöht sich der Druck auf die Unternehmen und deren bisherigen Geschäftsmodellen immer weiter. Wertschöpfungsketten verändern sich, neue Mitbewerber betreten den Markt und bedrohen das eigene Kerngeschäft und Rentabilität. Gleichzeitig müssen neue Kompetenzen erworben werden, während die Halbwertzeit dieses Wissens sinkt. So war in den 80er Jahren das angeeignete Wissen 30 Jahre lang anwendbar, so ist diese Zeit inzwischen auf 5 Jahre abgesunken.

Im Ergebnis werden Unternehmen von verschiedenen Seiten herausgefordert. Das zeigt auch eine Studie von McKinsey, nach der nur 8 Prozent der befragten Führungskräfte davon überzeugt sind, dass ihr derzeitiges Geschäftsmodell auch in der Zukunft weiterhin tragfähig ist.

Die Digitalstrategie als Verbindungsstück

Damit die Digitale Transformation gelingt, ist eine formulierte Strategie notwendig. Diese soll nicht nur allen Beteiligten den Weg aufzeigen, sondern auch eine Verbindlichkeit schaffen. Die erarbeitete Strategie darf jedoch nicht als fix betrachtet werden, sondern sie wird auf dem Weg immer wieder überarbeitet und verfeinert werden. Solche Anpassung ist völlig normal, da sich die Anforderungen und Lösungen mit den gemachten Erfahrungen ändern werden.

Halten Sie Ihre Vision, die IST Situation und das Ziel unbedingt schriftlich in Ihrer Digitalstrategie fest. Formulieren Sie dabei die notwendigen Schritte und legen Sie die Verantwortlichkeit fest.

Diese Strategie ist die Grundlage für die Kommunikation gegenüber Ihren Stakeholdern, Partnern und Mitarbeitern, damit sich eine digitale Denkweise entwickeln kann.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

• Wie sieht unser Ziel Ökosystem aus / wo wollen wir hin?
  
• Gibt es eine konsistente Vision und Strategie für die Digitalisierung?
  
• Was ändert sich in Bezug auf Lieferanten, Partnern, Wettbewerbern und Kunden?
  
• Werden mögliche Herausforderungen am aktuellen Geschäftsmodell berücksichtigt?
  
• Werden Daten bei Entscheidungen herangezogen und in Geschäftsprozessen genutzt?
  
• Wird an neuen, experimentellen Modellen gearbeitet oder neue Elementen mit bestehenden Geschäftsmodellen kombiniert?
  
• Werden neue Kooperationen eingegangen, um das Unternehmen digitaler aufzustellen?
  
• Können die eigenen digitalen Fähigkeiten durch neue Partner oder Übernahmen ergänzt werden?
  

Berücksichtigen Sie dabei, dass sich nicht nur der Weg immer wieder ändern, sondern dass die Transformation nie abgeschlossen sein wird. Gehen Sie diesen Weg mit Offenheit, einer großen Experimentierfreude und Neugierde, mit dem Willen zu Veränderungen.

Digital Leadership und Unternehmenskultur

Die Einführung von Digitalisierung und die Transformation umfasst alle Bereiche und macht auch vor dem Management und Hierarchien keinen Halt. Für einen erfolgreichen Wandlungsprozess ist es entscheidend, dass die Entscheidungsträger als Leader vollständig hinter dem Ziel und der Vision stehen und auch entsprechend vorangehen und die Digitalisierung leben.

Die Eigenschaften von guten Digital Leadern sind Offenheit für neue Konzepte und Ideen, Bewusstsein für agile Arbeitsweisen und neue Führungsmethoden.

Dabei steht im Vordergrund, dass die Hintergründe, Ziele und Visionen allen Beteiligten nachvollziehbar kommuniziert werden. Dies schließt auch ein, dass die Mitarbeiter mitgenommen und digital befähigt werden müssen: Das betrifft sowohl die Einstellung (Digital Mindset), als auch deren Qualifikationen (Digital Empowerment).

Der Erfolg von Projekten zur Digitalisierung und Transformation entscheidet sich sehr oft an der Akzeptanz der Mitarbeiter, ob diese erfolgreich verlaufen. Demzufolge kann die größte Herausforderung in der Befähigung der Mitarbeiter stecken. Hierbei tut sich häufig das mittlere Management und ältere Mitarbeiter schwerer, die Veränderungen und neuen Tools zu adaptieren.

Gleichzeitig müssen bisherige Strukturen der Zusammenarbeit aufgebrochen und neu zusammengestellt werden: Weg von der klassischen Aufteilung in Abteilungen, hin zu flexiblen Teams, die bereichsübergreifend arbeiten. Dadurch kann das kostbare Wissen der einzelnen Mitarbeiter viel besser im Unternehmen ausgetauscht werden.

Wichtig ist, bei der ganzen Digitalen Transformation eine Kommunikation auf Augenhöhe, die Motivation und Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess. Wenn sich die Mitarbeiter nicht nur als ausführende Kraft verstehen, sondern zu einem echten Teil des Unternehmens werden, dann sind sie automatisch viel motivierter.

Fragestellungen:

• Wie können Bedenken unserer Mitarbeiter gegenüber Digitalisierungsvorhaben sein?
  
• Wie können wir unsere Vision vermitteln und vor allem den Nutzen und die Vorteile für die Mitarbeiter herausstellen?
  
• Mit welchen Maßnahmen kann die Führungsebene mit gutem Beispiel bei der Digitalisierung vorangehen?
  
• Gibt es Teams und Mitarbeiter, die bereits über digitale Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen und in die Transformation eng eingebunden werden können?
  

Veränderte Kundenbeziehungen und Interaktionen

Machen Sie sich die Daten zu einem Freund, um mit ihnen ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu entwickeln. Denn diese stehen im Fokus all Ihrer Bemühungen.

Der dritte wichtige Aspekt sind die Kunden: Das Stichwort ist hier eine verbesserte Customer Journey (Kundenerfahrung) zu gestalten. Hierbei wird der Kunde und seine Bedürfnisse in den Vordergrund aller Bemühungen gestellt.

Die Ansprache der potenziellen Kunden findet heute vermehrt nach dem Pull- statt Push-Prinzip statt. Zudem wird der Fokus auf die Betreuung von bestehenden Kunden immer wichtiger, um die Customer Lifetime Value zu steigern. Um dies zu gewährleisten, ist die intelligente Verknüpfung und Auswertung von Daten wichtig, um den Kunden zum richtigen Zeitpunkt, die richtigen Informationen liefern zu können.

Vor lauter Möglichkeiten durch veränderte Technologien, steht die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der Nutzen immer im Vordergrund - nicht die Technologie.

Dazu müssen erst die Kundenbedürfnisse und die dahinterliegenden Anforderungen und Prozesse verstanden und modelliert werden. Dabei helfen Ansätze des Design Thinking, wie Prototypen, damit erste Tests und Ergebnisse möglichst schnell in den weiteren Prozess eingearbeitet werden können.

Fragestellungen:

• Werden Technologien eingesetzt, nur weil sie möglich sind oder weil dahinter ein echter Nutzen für den Kunden steht?
  
• Wird das Werteversprechen in den digitalen Angeboten und dem Marketing berücksichtigt und vermittelt?
  
• Ist die Erfahrung für den Kunden konsistent, über die verschiedenen Kanäle und Plattformen hinweg?
  

Prozesse im digitalen Wandel

Für viele verbirgt sich hinter dem Begriff der Digitalisierung und Digitalen Transformation die Überfügung von bislang analogen Arbeitsweisen in die digitale Welt. Wenn die Informationen und Prozesse digital abgebildet sind, können im weiteren Verlauf einzelne Schritte automatisiert werden.

Vor allem das Management verspricht sich davon häufig eine Steigerung der Effizienz, Flexibilität und Geschwindigkeit. Die Prozessdigitalisierung ist allerdings kein Selbstzweck, sondern muss immer in einem größeren Kontext eingebunden und einem Kundennutzen verbunden werden:

• Machen die Prozesse Sinn? Werden noch Arbeitsweisen verwendet, weil es schon immer so gemacht wurde?
  
• Generieren Sie einen Nutzen für den Kunden? Welchen?
• Können Prozesse vereinfacht werden? Sind alle Schritte wirklich notwendig?
  
• Von welchen vorherigen Schritten und Materialien ist eine Tätigkeit abhängig?
  

Schließlich wird ein Ineffektiver Prozess nicht dadurch besser, dass er jetzt digital abgebildet wird.

Beispiele von Prozessdigitalisierungen:

• Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen: Einführung von Tools für das Projektmanagement und Kanban Boards
  
• Dokumentenmanagement: Überführung von bislang papiergebundenen Informationen, Prozessen und Eingängen in die digitale Welt
  
• Administrative Prozesse: Automatisierung der Rechnungsstellung, Prüfung der Zahlungseingänge und dem Mahnwesen
  
• Marketing: Nutzung von CRM Systemen und Marketing Automation Tools
  

Fazit

Von der Digitalen Transformation sind alle Bereiche und Ebenen eines Unternehmens betroffen: Strukturen, Prozesse, dem Management und jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei ist es elementar, dass eine digitale Sicht- und Denkweise in die DNA der Unternehmen ausgebaut wird.

Wenn Sie dabei die einzelnen Aspekte berücksichtigen und sowohl mutig, als auch behutsam vorgehen - um alle mitzunehmen - können Sie Ihr Unternehmen nachhaltig für die Zukunft fit machen.